۶ روش برای زندگی بدون کاغذ

رسیدن به زندگی بدون کاغذ مزایای زیادی برای ما و محیط پیرامونمان دارد، حتی اگر به موضوعات مرتبط با حفظ محیط زیست هم علاقمند نباشید، این کار حداقل باعث کاهش هزینه خرید کاغذ (که این روزها رقم چشمگیری می‌شود) و کاهش درهم ریختگی محیط پیرامونمان شده و منجر به مدیریت هرچه بهتر امور می‌شود. در ادامه با ۶ روش موثر برای کنار گذاشتن کاغذ در محیط‌های کاری و منازل آشنا می‌شوید.

به نقل از نشریه اکونومیست، تنها امریکائیان به طور متوسط ۸ درخت ۳۷ متری در سال را برای مصرف کاغذ از بین می‌برند. اگر اوضاع به همین منوال پیش برود چندی نمی‌گذرد که درخت پارک‌ها و بوستان‌های شهری را نیز برای تامین نیاز کاغذ قطع کنیم! اگر علاقمند شده‌اید تا در حفظ درختان کره زمین نقشی مثبت داشته باشید با ما همراه شوید.

قبوض پرداختی
اگر هنوز قبوض پرداختی‌تان به صورت کاغذی است، بهتر است دست به کار شوید و از شرکت یا موسساتی که قبض دریافت می‌کنید تقاضای قبوض الکترونیکی نمایید. به طور مثال، برخی از ارائه دهندگان خدمات اینترنت مانند شرکت شاتل، به محض صدور قبض جدید آن را به نشانی پست الکترونیکی مشترک ارسال و یک پیامک نیز جهت اطلاع به مشتری ارسال می‌نماید. آنگاه کاربر محترم می‌تواند با پرداخت آنلاین هزینه اینترنت، حتی یک میلیمتر مربع نیز کاغذ را حرام نکند!

دانلود راهنمای محصولات
از دوربین دیجیتال و تلویزیون‌های تخت گرفته تا پخش‌کننده‌های موسیقی و لوازم منزل، هر روزه شرکت‌های تولیدکننده بیشتری هستند که راهنمای محصولات خود را دیگر به صورت کاغذی ارائه نکرده و کاربران را ترغیب می‌کنند تا برای دریافت نسخه PDF به وب‌سایت آنها رجوع نمایند. حتی اگر محصولی تهیه کرده‌اید که حاوی دفترچه راهنمای چاپی بود، می‌توانید آن را به همراه سایر برگه‌ها و زباله‌های خشک به یکی از غرفه‌های بازیافت شهرداری تحویل داده و در عوض نسخه PDF آن را بر روی رایانه‌تان ذخیره نمایید. از حق نگذریم؛ نگهداری راهنمای محصولات به صورت PDF خیلی راحت‌تر از نسخه چاپی است و آنها نیز خوشحال‌ترند چرا که مثل اجداد کاغذی‌شان در اعماق جعبه‌های دستگاه یا کنج کمد مدفون نمی‌شوند.

اسکن اسناد کاغذی
اگر مسئولیت اداره یک دفتر کار به عهده شماست خوب می‌دانید که در روز چقدر اسناد و رسیدهای گوناگون به دست‌تان می‌رسد که باید در آخر هفته به مدیر، معاون، حسابدار، مسئول بخش و خیلی آدم‌های دیگر تحویل دهید. یک راهکار خوب برای گم نکردن این همه کاغذ، اسکن آنها به محض دریافت و بازیافت رسیدهای کاغذی است. امروزه اکثر چاپگرهای چندکاره قادرند که بلافاصله پس از اسکن، فایل مربوطه را به صورت PDF بر روی رایانه ذخیره نمایند. اگر فکر می‌کنید که تعداد صفحات شما برای اسکن گرفتن خیلی زیاد شده بهتر است با خرید اسکنری مجهز به منبع تغذیه کاغذ (ADF) به صورت کاملاً حرفه‌ای این کار را انجام دهید. حتی می‌توانید کارت‌های ویزیت دریافتی را نیز اسکن کرده و در گوشی خود ذخیره کنید تا مثل مدیر بازرگانی شرکت ما هرگز شماره‌های مهم کاری‌تان را از دست ندهید!

ذخیره فایل‌های چاپی
اگر این مقاله را مفید یافتید و قصد گرفتن چاپ از آن را دارید دست نگه دارید! با نصب یک برنامه چاپگر که خروجی کار را به صورت فایلهای PDF به شما تحویل می‌دهد، می توانید در هزینه جوهر و کارتریج نیز صرفه جویی نمایید. اگر حوصله نصب یکی از این برنامه های چاپگر که خیلی از آنها به صورت رایگان عرضه می شود را هم ندارید؛ می توانید از مرورگر گوگل کروم بهره ببرید که این قابلیت را به صورت ذاتی در خود دارد.

دسترسی به فایلها در همه جا
سبک زندگی و کار بدون کاغذ بدین معنی است که با فایل‌های PDF زیادی سر و کار داشته باشیم. اما قرار نیست که همه این فایل‌ها را در کنج رایانه پنهان کنیم، بهتر است فایل‌هایی که دسترسی به آنها در همه جا ضروری است را در یکی از سرویس دهندگان کلاد (Cloud) مانند دراپ‌باکس، اسکای درایو یا باکس ذخیره کرده و در گوشی هوشمند، تبلت، رایانه همراه و کلاً در همه جا به آنها دسترسی داشته باشیم. قراردادهای کاری، رسیدهای مهم مالی و تصویر کارت‌ویزیت شرکای تجاری را می‌توان برخی از این نمونه‌ها دانست. به اعتقاد اکثر کارشناسان و نظر شخصی بسیاری از کاربران، استفاده از سرویس دراپ‌باکس و یا باکس بهترین گزینه‌ها پیش روی شماست؛ اگر هنوز از این سرویس‌ها استفاده نکرده‌اید، الان وقت مناسبی برای این کار است. هم‌اکنون به سایت dropbox.com سر زده و از خدمات رایگان آن بهره شایسته و بایسته را ببرید.

امضاء الکترونیکی اسناد
یکی از شیوه‌های زندگی دیجیتالی امروز آن است که برای امضای اسناد الکترونیکی دست به دامان سنت‌های هزار ساله شویم؛ آنها را چاپ گرفته و به شیوه سنتی با قلم امضا کنیم و دوباره به کمک اسکنر آنها را به صورت رقومی (دیجیتالی) در آوریم. اما صبر کنید؛ با استفاده از این برنامه که مخصوص چنین کاری طراحی شده است، دیگر نیازی به این همه چرخاندن قاشق در مدار دور سرمان نیست! می‌توانید به سادگی با نوک انگشتان یا قلم دیجیتال، اسناد مربوطه را به صورت کاملاً الکترونیکی امضا نمایید.

در آخر شایان ذکر است که شاید در ابتدای کار، ترک عادات صدها ساله مشکل باشد، اما راستش را بخواهید به زحمت اولیه‌اش می‌ارزد. حداقل مزیت این کار اینکه دیگر با میز کار درهم و برهم گذشته خداحافظی می‌کنیم و به زندگی دیجیتالی‌مان سلامی تازه می‌دهیم.