چگونه جلسه ای برگزار کنیم که حوصله حضار سر نرود؟

برگزار کردن جلسه ای که حاضرین در آن کسل و خواب آلود نشوند سخت است اما شدنی است در ادامه با ما همراه شوید تا توصیه‌هایی برای برگزاری جلسه کاری پرنشاط را بررسی کنیم.

به گزارش آلامتو و به نقل از بیزینس ترند؛ برای اغلب ما و مطمئناً برای اغلب اعضای تیمتان، جلسات بخش‌هایی از روز هستند که کمترین بهره‌وری را دارند. بااین‌حال افراد بااستعداد زیادی هستند که گرفتار انبوهی از جلسات می‌شوند و توان و پتانسیلشان از دست می‌رود. یک فرهنگ جلسه‌ای باعث می‌شود جلسات مدام بیشتر و بیشتر شوند و این چرخه رو به پایین ادامه می‌یابد که موجب اختلال در بهره‌وری می‌شود و روح و روان افراد را آزار می‌دهد.

کن نورتون به‌عنوان مدیر محصول پیشین تقویم گوگل مدت‌ها مشاهده کرده است افراد چگونه به جلسات می‌پردازند. او به‌عنوان یکی از شرکای Google Ventures نیز مستقیماً با بیش از ۱۰۰ استارتاپ کار کرده است. او هم نمونه‌های خوب و هم بد را دیده است و مشاهده‌هایش باعث شده است به نکاتی در این زمینه دست پیدا کند. این‌ها مواردی است که او توصیه می‌کند:

جلسات اعلام وضعیت را حذف کنید:

ناخوشایندترین جانور روی هر تقویم کاری‌ای جلسه هفتگی اعلام وضعیت است. «بیایید دور میز جمع‌شویم و بگذاریم هرکسی آخرین وضعیت کار خود را بگوید.» این جلسات وقت تلف کردن هستند و به دورانی برمی‌گردند که مدیران از آن‌ها استفاده می‌کردند تا مطمئن شوند افراد دارند کارشان را انجام می‌دهند.

بخش عمده این گزارش‌ها تنها به یک یا دو نفر در اتاق مربوط می‌شود و بقیه با تحمل عذاب منتظر می‌شوند تا نوبت آن‌ها برسد. این جلسات را می‌توانید را با اپ‌های پیام‌رسان، جلسات سرپایی با تیم‌های کوچک‌تر یا حتی فهرست‌های ایمیلی جایگزین کنید.

جلسات یک‌به‌یک را مقدس بدارید:

جالب است که چگونه مدیران بیش‌ازحد مشغول جلسات هستند و بااین‌حال به‌طور مستمر جلسه‌های یک‌به‌یک خود را با نیروهای مستقیمشان لغو می‌کنند یا زمانشان را تغییر می‌دهند. جلسات یک‌به‌یک مهم‌ترین جلسات در تقویمتان هستند، به شرطی که یک نکته را درک کنید: آن‌ها نه برای شما بلکه برای کارکنانتان تشکیل می‌شوند.

به‌عنوان یک مدیر، شما آنجایید تا تصمیم‌گیری کنید، موانع را بردارید و به آن‌ها کمک کنید احساس شادی و ارزشمندی کنند. پایبندی به یک برنامه زمانی و حاضر بودن به کارکنانتان نشان می‌دهد که مهم هستند و به آن‌ها احترام گذاشته می‌شود.

هر جلسه‌ای باید یک صاحب واحد داشته باشد:

این فرد مسئول اشتراک‌گذاری مقصود و دستور جلسه، شناسایی تصمیم‌گیرندگان، پیگیری‌های بعدی و ارسال یادداشت‌ها است. هیچ‌کس نباید بپرسد، «این جلسه به چه کسی تعلق دارد؟» یک جلسه را زمان‌بندی نکنید مگر این‌که صاحب آن شناسایی شده باشد یا این‌که حاضر باشید خود این نقش را بر عهده بگیرید.

مقصود و دستور جلسه را از قبل به اشتراک بگذارید: چه تصمیماتی لازم است گرفته شود و شرکت‌کنندگان چه کسانی هستند؟ هیچ‌کس نباید وارد اتاق کنفرانس شود بدون این‌که بداند چرا آنجا حضور دارد و دقیقاً چه چیزی لازم است محقق شود. کارکنان را ترغیب کنید با حضور یا عدم حضورشان نظر خود را بروز دهند: به آن‌ها اجازه دهید جلساتی را که مقصود، صاحب و دستوری ندارند رد کنند.

شلوغی تقویمتان شما را فرد مهمی نمی‌کند:

بسیاری از مدیران فکر می‌کنند یک تقویم شلوغ باعث می‌شود مهم به نظر برسند و یک برنامه سنگین و فشرده به‌منزله صندوق مدال‌هایشان است.

شما یک مدیر هستید، نه یک شرکت‌کننده حرفه‌ای در جلسات. این امر فقط شما را غیرقابل‌دسترس و ناآگاه از نیازهای تیمتان می‌کند. اگر به حضور شما نیازی نیست دعوت را رد کنید یا جلسه را ترک کنید؛ و اگر دعوت نشدید ناراحت نشوید. اغلب، عدم نیاز به حضور شما گواهی بر قدرت تیمی است که ساخته‌اید. اگر نظری دارید آن را از قبل با سازمان‌دهنده جلسه در میان بگذارید.

تقویم‌ها نباید تصمیمات را به تعویق بیندازند:

اگر تصمیمی اضطراری است، تصمیم‌گیرندگان را همان موقع جمع کنید. یک فرهنگ اضطرار خلق کنید که بر اساس آن تصمیمات به‌سرعت گرفته می‌شوند و تأخیر انداختن مجاز نیست. مزیت دیگر یک تقویم نه‌چندان شلوغ این است که زمان بیشتری خواهید داشت تا برای این تصمیمات موردی در دسترس دیگران باشید.

جلسات را شلوغ نکنید:

یک جلسه با کمتر از پنج نفر شرکت‌کننده ایده‌آل است و پژوهش‌ها نشان داده‌اند زمانی که بیش از هفت نفر در اتاق هستند از اثربخشی جلسه کاسته می‌شود. تیم‌ها باید به‌جای کل گروه نمایندگانشان را بفرستند. اگر نمی‌توانید به نتیجه برسید چگونه جلسه را با گروه کوچک‌تری تشکیل دهید، اهدافتان را بازنگری کنید یا از روش تقسیم و تسخیر (pide and Conquer) استفاده کنید.

البته جشن‌های هفتگی تیم‌های بزرگ یا با حضور تمام افراد شرکت مستثنا هستند. برای آن‌ها، از قبل ارائه‌دهندگان را شناسایی کنید و زمان زیادی را برای پرسش‌ها و پاسخ‌های آزادانه در نظر بگیرید.

هزینه فرصت هر جلسه را در نظر بگیرید:

این جلسه چقدر برای شرکت شما هزینه خواهد داشت؟ برای مثال یک جلسه دوساعته با ۱۶ شرکت‌کننده معادل ۳۲ نفر-ساعت است. این تقریباً برابر یک هفته کاری یک نفر است. آیا این جلسه ارزشمندتر از یک کاری است که یکی از کارکنانتان می‌توانست در کل یک هفته انجام دهد؟ شیوه‌های مشهودی را بیابید تا به همه هزینه‌های جلسه را یادآور شوید، مثلاً با یک زمان‌سنج.
لازم است تقویم‌های کاری دیگران حکم یک منبع کمیاب را برای شما داشته باشند:

در نظر بگیرید چقدر از زمان تیمتان را می‌گیرید. قرض کردن یک از ساعت از زمان فردی دیگر مانند قرض کردن نردبان همسایه است. مؤدبانه درخواست کنید، فقط به‌اندازه‌ای که نیاز دارید وقت افراد را بگیرید و به‌سرعت وقتشان را به آن‌ها بازگردانید و تشکر کنید.

سعی کنید هیچ‌وقت جلسه‌ای را برای بیش از ۶۰ دقیقه برنامه‌ریزی نکنید و پیش‌فرض را روی ۳۰ دقیقه بگذارید. شگفت‌زده خواهید شد در این مدت‌زمان چه کارهایی را می‌توانید انجام دهید؛ جلسه را سر وقت تمام کنید و سعی کنید به‌سرعت اتاق را ترک کنید تا گروه بعدی مجبور نباشد برای اتاق انتظار بکشد؛ و احترام گذاشتن به وقت آن‌ها امری دوطرفه است: اگر شما یکی از شرکت‌کنندگان هستید، لپ‌تاپ و موبایلتان را کنار بگذارید و واقعاً حاضر باشید.

اگر دستور کار جلسه زودتر تمام شد جلسه را خاتمه دهید:

چند بار پیش آمده است در جلسه‌ای شرکت کنید و کسی در آن بگوید، «خب هنوز ۲۰ دقیقه وقت داریم، در مورد چی حرف بزنیم؟» این کار مضحکی است. اگر ۱۵ دقیقه زودتر از حالت معمول به خانه برسید آیا آن زمان باقیمانده را در خیابان می‌ایستید؟ اگر اهداف جلسه زودتر محقق شدند: بسیار خوب! جلسه را خاتمه دهید و وقت همه را به آن‌ها بازگردانید.

این‌ها نکاتی بودند که نورتون برای افزایش کارایی جلسات توصیه کرده بود. مطمئناً جلسات جزئی جدایی‌ناپذیر در هر محیط کاری هستند و نمی‌توان کاملاً آن‌ها را کنار گذاشت. اما لازم است به شکل بهینه از آن‌ها استفاده کرد. به‌خصوص که ابزارهای جدید برای تعامل بین افراد هم در بسیاری موارد می‌توانند جایگزین خوبی برای برخی جلسات باشند یا حداقل طول جلسات را کاهش دهند و زمان جلسات بیشتر صرف تصمیم‌گیری شود. یک مورد بسیار مهم دیگر هم اینکه باید دقت شود جلسات این توهم را که کاری داریم انجام می‌دهیم ایجاد نکنند و راهی برای طفره رفتن از پیشبرد واقعی کارها نشوند: به قولی مدام حرف بزنیم و تصمیم بگیریم اما در عمل چندان کاری انجام ندهیم.

اکنون شما بگویید. شما چقدر گرفتار جلسات بیهوده می‌شوید؟ چه نکات دیگری به ذهن شما می‌رسد که می‌توانند کارایی جلسات را افزایش دهند؟