شرق/ ضیاء مصباح _ دبیر کانون علوم اداری ایران
دراختیارداشتن اطلاعات درست و موثق در هر زمینهای، بهبود عملکرد افراد تصمیمگیر را در پی دارد و به ارزیابی اصولی بهکارگیری درست اطلاعات میانجامد.
این موضوع فقط با فضای عمومی جامعه یا شبکههای اجتماعی و...، مرتبط نیست. برای اداره سازمانها، فرایند تصمیمگیری بر اساس اطلاعات بهنگام و صحیح به قدری مهم است که کارشناسان رشته مدیریت، سازمان را «شبکه تصمیم» و مدیریت را «عمل تصمیمگیری» تعریف کردهاند.
اهمیت «اطلاعات» در فرایند تصمیمگیری بر هیچ صاحبنظری پوشیده نیست و از داراییها و منابع حیاتی و «ورودیهای» مهم سازمان تلقی میشود.
در سازمانی که از نظر دسترسی به اطلاعات غنیتر است، تصمیمهای صحیحتری گرفته میشود، همانطورکه محدودیت اطلاعات، نیل به هدف مطلوب و منطقی را دور از دسترس میکند. اطلاعات ناقص، درجه اطمینان به تصمیمات را کاهش میدهد، منابع مالی و انسانی را تلف و ضرر و زیان و آسیب را بیشتر میکند.
اطلاعات باعث میشود استفادهکننده میزان آگاهی خود را بالا ببرد و از بیثباتی در مطالعات و تصمیمات بکاهد. تصمیمگیرندگان برای کاستن از بخشهای مبهم و نامعلوم هنگام تصمیمگیری، باید به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند و از آنها استفاده کنند تا بهتر به هدف مورد نظر که ارائه مدیریت مطلوب است، برسند.
در واقع باید از این ابزار که عملکردی موفق و علمی را همراه میآورد، استفاده و به آن اتکا کنند. مدیرانی که تصمیمگیری آنان در پیشرفت سازمان نقش اساسی دارد، الزاما باید برای افزایش میزان دانش خود از طریق دسترسی به اطلاعات درست بکوشند تا از عوامل بیثباتي و تزلزل در تصمیماتشان برای پیشبرد امور که در سرنوشت کارآمدی سیستم، صرف وقت، بازده نیروی انسانی، بودجه و... اثر عمیق و تردیدناپذیری دارد، کاسته شود.
در مدیریت موفق، بهکارگیری اطلاعات در تمامی موارد نقش اساسی دارد و به همین دلیل، تصمیمگیری، یعنی انتخاب «گزینه، راه» مناسب و مطلوب، از میان گزینهها و راههای مختلف، برای دستیابی به هدفی که بیشترین مطلوبیت و کمترین خطر و ضایعات را دارد.
انتخاب بهترین روشها و کارآمدترین افراد، باید برمبنای قضاوت صحیح، برنامههای اصولی و با کمک اطلاعات و واقعیتهای موجود از سوی تصمیمگیرندگان، انجام شود. به این مسئله در فضای عمومی جامعه و در سطح اخبار دستبهدستشده در فضاهای رسانهای و شبکههای اجتماعی جدید نیز درست با همین کارکرد توجه میشود.
اطلاعات، آگاهیها و دانستنیهایی است که فضای ذهنی تصمیمگیرنده را روشن میکند و به او در انتخاب راه (تصمیمگیری) مطلوب و مناسب و بهترین نیروها، کمک میکند. اطلاعات، دانش است و دانش، قدرت؛ بنابراین اطلاعات یعنی قدرت.
یکی از عوامل مهم ایجاد قدرت در سازمان، دسترسی به اطلاعات است؛ این واقعیتی است که اطلاعات از سازمان، برای مدیر قدرت به همراه میآورد و هرچه مدیر اطلاعاتش از سازمان، بیشتر باشد، بیشتر احساس قدرت میکند؛ حتی اگر این قدرت، قدرت کاذب مجازی، عرضی و موقت (حتی در شرایط خاصی متزلزل) باشد.
یکی از عللی که برخی در هر فعالیتی و حتی در خبری ساده در فضای مجازی، بیشازحد کنجکاوی میکنند، نشاندادن قدرت حاصل از آگاهی، در مراودات اجتماعی است. داشتن اطلاعات صحیح و بهروز، امتیاز و برتری ایجاد میکند و به شخص این امکان را میدهد تا نفوذ و تأثیر بیشتری داشته باشد.
ضرورت کنترل، هدایت و نظمدادن به گردش اطلاعات ایجاب میکند بیشازپیش به «مدیریت اطلاعات» و نحوه صحیح ایجاد و اداره آن توجه شود. کاربران عمومی از طریق خبرگزاریها و رسانهها، با تأکید بر اصل گردش آزاد اطلاعات، میتوانند به اخبار عمومی دسترسی کامل داشته باشند.
حتی در رسانههای حرفهای، چارچوبهایی برای «افشا»ی برخی اطلاعات در اختیار آن رسانه که به تشخیص مسئولان آن، برای آگاهی افکار عمومی لازم و ضروری است، تدوین شده است.
اگر به این اصول بهدرستی توجه شود، شایعه و شایعهپردازان و هر عنصری که اطلاعات نادرست یا اطلاعات غیرضروری را که سطح غیرعمومی دارند در جامعه منتشر کند، با استقبال افکار عمومی مواجه نخواهد شد و پس از مدتی خودبهخود از چرخه اطلاعرسانی حذف میشود.